Compliance-Regelung der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster
Gilt auch für die Schulstiftung St. Benedikt
Einleitung
Wie die Römisch-Katholische Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird, hängt maßgeblich von jedem einzelnen Mitarbeitenden ab. In Wahrnehmung seiner Verantwortung für die Sicherstellung gesetzes- und rechtskonformen (Verwaltungs-)Handelns erlässt der Bischöfliche Offizial zur Einführung einheitlicher Verhaltensvorgaben in der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster die nachfolgende Compliance-Regelung.
Compliance steht für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, Vorschriften sowie internen ethischen Standards und Anweisungen und fördert die Sicherung von Rechtskonformität und Redlichkeit. Ziel dieser Compliance-Regelung ist es, den Mitarbeitenden die grundlegenden und unverzichtbaren ethischen und rechtlichen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit entsprechen müssen, bewusst zu machen und ihnen im dienstlichen aber auch im privaten Alltag eine Orientierung zu geben. In dieser Compliance-Regelung sind die zur Erreichung der Ziele erforderlichen grundlegenden Regeln, Normen und Verhaltensvorgaben niedergelegt. Diese sind im Zweifel eng auszulegen. Es gilt, solchen Situationen vorzubeugen, die das Vertrauen in das Handeln der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster in Frage stellen könnten.
1. Geltungsbereich
(1) Die Compliance-Regelung gilt für alle Mitarbeitenden im Dienst der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster (pastorale Mitarbeitende, Priester, Diakone, Ordensleute, Pastoralreferentinnen, Pastoralreferenten, Pastoralassistentinnen und Pastoralassistenten, Ehrenamtliche, Honorarkräfte etc.) sowie für Mitarbeitende der Kirchengemeinden, der Kirchengemeindeverbände, der Stiftung Kardinal-von-Galen Stapelfeld, der Stiftung St. Antoniushaus, der Stiftung Jugendhof Vechta und der Stiftung Forum St. Peter Oldenburg (Im Folgenden Mitarbeitende). Sie erfasst alle Mitarbeitenden einschließlich der Leitung und aller sonstigen Führungskräfte.
(2) Für alle übrigen kirchlichen Rechtsträger und Einrichtungen sowie haupt-, neben- und ehrenamtlichen Gremien im Offizialatsbezirk wird ihre Anwendung empfohlen.
2. Allgemeine Grundsätze/Umsetzung der Compliance-Regelung im Dienstalltag
(1) Jeder Mitarbeitende ist für die Einhaltung der Compliance-Regelung verantwortlich. Die Beachtung aller einschlägigen Gesetze, Rechtsverordnungen, arbeitsvertraglichen Regelungen, Arbeitsvertragsordnungen, Dienstvereinbarungen, internen Richtlinien (insbesondere Verfahrensanweisungen, Leitfäden, Sicherheits- und Qualitätsvorschriften sowie Regelungen zum Treugut) etc. wird als selbstverständlich vorausgesetzt. Jede Beteiligung an Geschäften, die erkennbar gesetzeswidrig sind oder darauf abzielen, gesetzliche, behördliche oder interne Richtlinien zu umgehen, ist unzulässig.
(2) Von den Mitarbeitenden wird persönliche Integrität und Verlässlichkeit erwartet. Alle Mitarbeitenden müssen sich bewusst sein, dass sie sich selbst und auch der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster schaden, wenn sie gesetzeswidrig handeln oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Verstöße gegen gesetzliche und behördliche Vorschriften oder gegen interne Richtlinien etc. können arbeitsrechtliche Maßnahmen bis zur Beendigung des Dienstverhältnisses und strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben. Unkenntnis kann als Entschuldigung für Fehlverhalten in diesem Zusammenhang nicht akzeptiert werden und kann vor Sanktionen nicht schützen. Das gilt auch für die Unkenntnis interner Richtlinien. Jeder Mitarbeitende muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat beim direkten Vorgesetzten oder der Fachstelle Recht beim Bischöflich Münsterschen Offizialat einzuholen.
(3) Es ist eine regelmäßige Aufgabe der Führungskräfte, sich mit der Compliance-Regelung zu befassen. Alle Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden mit den Inhalten der Compliance-Regelung vertraut sind und die geltenden Gesetze beachtet werden. Durch ihr Verhalten sind die Führungskräfte ein Vorbild für die Mitarbeitenden.
(4) Die Compliance-Regelung kann die große Vielfalt des dienstlichen Handelns der Mitarbeitenden der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster nicht abschließend erfassen. Alle Mitarbeitenden müssen daher Fragen zum eigenen Verhalten im Dienstalltag immer wieder stellen:
- Sind die Entscheidungen und die daraus folgenden Handlungen rechtlich und ethisch korrekt?
- Entspricht das Verhalten den Grundsätzen und internen Richtlinien der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster?
- Ist das Handeln frei von persönlichen Interessen, die im Konflikt zum Interesse der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster stehen?
- Wie wird das Verhalten in der Öffentlichkeit beurteilt (z.B., wenn man daraus aus der Presse erfährt)?
- Können die Auswirkungen des Verhaltens den Ruf der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster schaden?
(5) Interne Vorgaben und Kontrollsysteme (z. B. Richtlinien, Unterschriftenregelung, Vier-Augen-Prinzip und Revision) stellen sicher, dass Arbeitsprozesse ordnungsgemäß ablaufen und einschlägige Rechtsvorschriften bzw. Regelungen eingehalten werden.
3. Verbot von Gewalt und Diskriminierung/Null-Toleranz
(1) Jegliche Formen von Nötigung, Gewalt, sexuellem und/oder geistlichem Missbrauch, sexualisierter Gewalt oder deren Androhung werden nicht toleriert. Das Gleiche gilt für jedwede Formen von Belästigung, Diskriminierung oder Beleidigung. Der Umgang der Mitarbeitenden untereinander sowie mit externen Ansprechpartnern (Vertrags- bzw. Geschäftspartnern, Einrichtungen, Behörden etc.) ist stets von gegenseitigem Respekt gekennzeichnet. Die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind zu achten.
(2) In der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster wird keinerlei Benachteiligung wegen eines Grundes im Sinne des „Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG)“ geduldet.
(3) Bei den Mitarbeitenden wird keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung toleriert.
4. Umgang mit Kostenträgern, Geschäftspartnern und Amtsträgern
(1) Geschäftspartnern dürfen weder unmittelbar noch mittelbar Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt werden, die dazu geeignet sind, objektive Entscheidungen zu beeinflussen. Die Vergütungen von Beratern oder Vermittlern müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den geleisteten Diensten stehen. Sie dürfen nicht dazu dienen, Geschäftspartnern oder Dritten unzulässige Vorteile anzubieten.
(2) Beamte, Politiker oder andere Vertreter öffentlicher Funktionen dürfen keine Leistungen oder Zuwendungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten. Leistungsbeziehungen zu Lieferanten und Geschäftspartnern müssen immer auf vertraglichen Regelungen beruhen.
(3) Verträge und Absprachen müssen schriftlich fixiert und dokumentiert sein und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben geschlossen werden.
5. Verbot der Annahme von Geschenken, Belohnungen und sonstigen Vergünstigungen
(1) Mitarbeitende dürfen im Zusammenhang mit ihrer dienstlichen Tätigkeit keine Geschenke, Belohnungen oder sonstige Vergünstigungen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Dieses Verbot gilt unabhängig davon, ob der Vorteil dem Mitarbeitenden unmittelbar oder – z.B. bei Vergünstigungen für Angehörige – nur mittelbar zugutekommt. Die Beurteilung, ob ein Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit anzunehmen ist, ist weit auszulegen.
(2) Werden dem Mitarbeitenden Geschenke, Belohnungen oder sonstige Vergünstigen in Bezug auf seine dienstliche Tätigkeit angeboten, so hat er dies dem jeweiligen Dienstvorgesetzten und/oder der jeweiligen Personalstelle unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen. Dies gilt uneingeschränkt für alle Geldgeschenke und geldähnlichen Vorteile; hierunter fallen Bargeld aller Währungen, Wertpapiere und solche Gutscheine, bei denen eine vollständige oder teilweise Auszahlung in bar möglich ist. Bei allen übrigen Zuwendungen gilt die Mitteilungspflicht, sofern sie nicht als geringwertig (Anschaffungswert von nicht mehr als 35,00 €) anzusehen sind. Bei Zweifeln über den Wert einer Zuwendung ist der jeweilige Dienstvorgesetzte oder die jeweilige Personalstelle einzubinden.
(3) Das Verbot gilt nicht für:
1. Zuwendungen im Sinne eines dienstlichen Sachbezuges,
2. Bewirtung in angemessenem und üblichen Rahmen, die örtlichen Bräuchen und Gewohnheiten entsprechen, z.B. bei
a. Sitzungen, Fortbildungsveranstaltungen und offiziellen Empfängen,
b. Einführung, Ehrung oder Verabschiedung von Kolleginnen oder Kollegen;
3. Geringfügige Leistungen, die die Durchführung eines Dienstgeschäftes erleichtern oder beschleunigen (z. B. Mitnahme zu Außenterminen);
4. Einmalige geringwertige Aufmerksamkeiten einfacher Art (z. B. Kugelschreiber, Kalender, Konfekt o. ä.);
5. geringfügige Preisnachlässe, die insgesamt eingeräumt werden und allen Beteiligten in gleicher Weise zur Verfügung stehen, wenn es sich eindeutig um eine allgemein übliche Form der Kundenwerbung handelt.
(4) In allen Zweifelsfällen und/oder bei Fragen zur Annahme von Zuwendungen ist frühzeitig der jeweilige Vorgesetzte und/oder die jeweilige Personalstelle zu kontaktieren.
6. Vermeidung von Interessenskonflikten
(1) Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet, seine privaten Interessen streng von seinen dienstlichen Aufgaben bzw. den Interessen Dritter zu trennen. Bereits der Anschein eines Interessenskonflikts ist zu vermeiden. (Potenzielle) Interessenskonflikte sind gegenüber dem jeweiligen Dienstvorgesetzten und/oder der jeweiligen Personalstelle unverzüglich offenzulegen. Eine Mitwirkung an Entscheidungen bei (möglichen) Interessenkonflikten hat zu unterbleiben.
(2) Nicht zulässig sind:
- Aufträge an Angehörige oder nahestehende Personen, auch solche von Mitarbeitenden (Angehörige i.S. dieser Regelung sind Verlobte, Ehegatten, Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, Geschwister, Kinder der Geschwister, Ehegatten und Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten und Lebenspartner, Geschwister der Eltern sowie Pflegeeltern und Pflegekinder);
- Aufträge an Unternehmen, an denen der an der Auftragsvergabe mitwirkende Mitarbeitende, dessen Angehörige oder ihm nahestehende Personen direkt oder indirekt beteiligt sind;
7. Datenschutz
Vertrauliche Daten, die nicht zur Kenntnisnahme für Dritte bestimmt sind, sind vor Missbrauch zu schützen. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist jeder Mitarbeitende und Geschäftspartner vor einer Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechtes zu schützen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Besondere Arten von personenbezogenen Daten können nur dann erhoben und gespeichert werden, wenn eine besondere Einwilligung vorliegt. Sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen, die Anordnungen über den kirchlichen Datenschutz (KDO) eingeschlossen, sind einzuhalten. Eine sichere Archivierung ist zu gewährleisten.
8. Vertraulichkeit/Umgang mit Dienstgeheimnissen
(1) Jeder Mitarbeitende ist zur Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulicher Angelegenheiten und Informationen verpflichtet. Vertraulich sind sämtliche Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen. Vertrauliche Informationen dürfen weder an Außenstehende noch an nichtbeteiligte Mitarbeitende weitergegeben werden.
(2) Jeder Mitarbeitende hat verantwortungsvoll mit Dienstgeheimnissen umzugehen und darf diese nicht dazu verwenden, sich oder anderen einen wirtschaftlichen Vorteil zu verschaffen. Sämtliche vertraulichen Informationen sind vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Auch arbeitsintern ist dafür Sorge zu tragen, dass diese Informationen nur an die Mitarbeitenden weitergegeben dürfen, die diese zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen.
9. Schutz des Vermögens und des Eigentums
(1) Das Vermögen und Eigentum des jeweiligen Dienstgebers ist vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen. Pflegliche Behandlung ist eine selbstverständliche Pflicht. Zum Eigentum der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster gehören nicht nur Sachwerte, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum, Software).
(2) Jeder Mitarbeitende ist in seinem Dienstbereich für den Schutz des Vermögens und Eigentums des jeweiligen Dienstgebers verantwortlich. Das Eigentum darf ausschließlich im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit genutzt werden und darf unberechtigten Dritten nicht überlassen werden. Eine Nutzung für andere, insbesondere persönliche, illegale, oder sonst unzulässige Zwecke ist nicht erlaubt. Bei der Nutzung von Ressourcen und Betriebsmitteln (z.B. Telefon, PC, Internet, Kfz) sind hierfür bestehende spezifische Vorschriften zu beachten.
10. Umweltschutz, Arbeitssicherheit
(1) Wir sehen es als Teil unserer Verantwortung an, die Natur als Lebensgrundlage zu schützen und sorgsam mit den Ressourcen umzugehen. Die Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster bekennt sich zu ihrer Verantwortung für den Umweltschutz und die Nachhaltigkeit von dienstlichen Entscheidungen. Daraus erwächst für alle Mitarbeitenden die Verpflichtung, bei ihrem Handeln und ihren Entscheidungen die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen und Belastungen für die Umwelt soweit wie möglich zu vermeiden.
(2) Jeder Mitarbeitende hat an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.
11. Meldung von Compliance-Verstößen
(1) Wenn ein Mitarbeitender von einem gravierenden Verstoß gegen Vorschriften oder die Compliance-Regelung Kenntnis erhält, ist alternativ der jeweilige Dienstvorgesetzte oder der/die Leiter/in der Fachstelle Recht (Justiziar/in) des Bischöflich Münsterschen Offizialats unverzüglich zu informieren.
(2) Die eingehenden Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeit wird durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt. Das Interesse des (potentiellen) Verletzers am Schutz seines Persönlichkeitsrechts wird beachtet. Die Informationen sollen es der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster ermöglichen, im Interesse der Mitarbeitenden und Geschäftspartner auf eventuelle Missstände rechtzeitig zu reagieren und diese abzustellen. Durch solche Hinweise können die Mitarbeitenden dazu beitragen, dass die Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster auch zukünftig als integrer und vertrauenswürdiger Partner in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird. Die Mitarbeitenden sichern damit auch die Existenzgrundlage der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster. In diesem Sinne sind auch die etablierten Beschwerdemanagement-Systeme in den Bereichen der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster zu nutzen und regelmäßig in das Bewusstsein zu rufen.
12. Ansprechpartner
Für Fragen im Zusammenhang mit den Regeln der Compliance-Regelung steht der jeweilige Dienstvorgesetzte und der/die Leiter/in der Fachstelle Recht (Justiziar/in) des Bischöflich Münsterschen Offizialat zur Verfügung.
13. Schlussbestimmungen
Die vorstehende Compliance-Regelung tritt mit Wirkung zum 15.09.2023 in Kraft.
Vechta, den 9.09.2023
Uwe Kathmann, Prof. Dr. Franz Bölsker
Vorstand Schulstiftung St. Benedikt